Os eventos são uma excelente maneira de reunir pessoas em torno de interesses em comum, criar networking e gerar negócios. Mas para evitar que pequenos problemas interfiram na viabilização do seu evento, é fundamental contar com estruturas que favoreçam a mobilidade e a logística dos participantes.

A mobilidade dentro do planejamento do evento é um assunto que merece atenção especial dos organizadores. Afinal, oferecer uma locomoção eficiente e segura é fundamental para garantir a satisfação do público e o sucesso do evento. 

Geralmente, o que vem à mente na hora de realizar eventos como feiras e congressos, são grandes espaços com áreas espaçosas, que raramente estão localizados nos centros das cidades e, por isso, pode dificultar um pouco a chegada dos participantes ao local. 

O que deve ser avaliado na hora de escolher o local?

Além do espaço físico em si, conhecer bem a região e o entorno pode ser fundamental para o sucesso do seu evento e a satisfação do público.  É importante avaliar se nas proximidades existam facilidades que mitigam eventuais problemas de acesso, por exemplo:  meios de transporte disponíveis para aquela região, estacionamento, fluxo de veículos, horários de trânsito intensos, helipontos, distância de hotéis vinculados, e demais pontos de observação. 

O que fazer no planejamento do evento? 

Mesmo com alguns pontos de observação desfavoráveis, ainda assim encontrou um local que encaixa perfeitamente com a necessidade e capacidade que precisa, existem medidas que podem ser tomadas para a facilidade de locomoção.   

Aqui estão algumas dicas:

Garantir transporte por meio de vans e ônibus

Você pode realizar transfers a partir do aeroporto, do hotel ou de locais de encontro estabelecidos. Existem as mais diversas linhas para esse tipo de serviço, inclusive especiais para primeira classe. Identifique as necessidades do seu público e inclua no planejamento. 

Parcerias com estacionamentos de ônibus 

Dependendo da dimensão do evento, é importante estar preparado para que o próprio público realize o acordo com as empresas de ônibus de forma independente. Portanto,  é fundamental pensar em bolsões de estacionamentos para acomodá-los em locais acessíveis. Caso não seja possível a locomoção a pé, viabilizar alternativas de transfer até o evento. 

Sinalização e comunicação 

A sinalização é um um ponto essencial da mobilidade em eventos. É preciso oferecer informações claras e precisas sobre as rotas de acesso, os horários de saída dos transfers, e as áreas de estacionamento. 

Além disso, é importante sinalizar as áreas de circulação e as zonas de segurança para evitar confusões, assim como alinhar distribuição de cronogramas com os hotéis onde os participantes estarão hospedados. 

Resumidamente, o planejamento é a chave para garantir uma mobilidade eficiente em eventos. É preciso considerar o número de participantes, o local, o horário, as rotas de transporte e as possibilidades que mais funcionam com o perfil do projeto. Assim,  será possível definir o melhor esquema de mobilidade para todos.

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